Пандемията ускори необходимостта бизнесите да приемат дигитален подход, за да отговорят на изискванията на потребителите, да подпомогнат хибридният начин на работа и да постигнат дългосрочен растеж. Сега е по-ясно от всякога колко от ръчните и времеемки работни процеси могат да бъдат дигитализирани и автоматизирани. А благодарение на някои иновации, това става още по-лесно за бизнесите.
Автоматизацията създава по-интелигентен начин на работа, който намалява разходите и увеличава печалбите, а дори и малките промени могат да имат голямо въздействия. В статията ще обясним как и защо това трябва да бъде следващият голям приоритет във Вашата бизнес стратегия, за да направите първите стъпки за устойчиво бъдеще.
Първите стъпки към автоматизацията
Дигитализирането на процеса за управление на документи е най-ефективният начин за оптимизация и поставяне на основите за автоматизация. С помощта на иновативни технологии всички документи, които преминават през бизнеса, могат да бъдат съхранявани и управлявани в дигитален формат: дори неструктурираните данни могат да бъдат управлявани и използвани с подходящите решения. Прогнозира се те да представляват около 80% от световните данни до 2025г.
Възможността да се дигитализира информацията позволява на бизнесите да намалят необходимото пространство и разходите за съхранение на физическите файлове в полза на лесно достъпни дигитални архиви. Това позволява да се сканират и преобразуват физическите документи в компютърно обработваеми, веднага достъпни и структурирани данни. Замяната на ръчните процеси и хартиени копия може да намали цената на документите с до 40%!
Освен това, бизнесите могат да изградят автоматизирани работни процеси от току що дигитализираните данни. По този начин документите се препращат моментално на правилните хора, а прогресът и обработката може да се проследи и отбележи автоматично.
Кой може да се възползва?
Изследвания показват, че в около 60% от заетите места или поне една трета от ежедневните дейности имат потенциал да бъдат автоматизирани. Въпреки че икономии от разходи и повишаване на ефективността могат да ползват цялата компания, има специфични отдели и процеси, за които автоматизацията е особено важна, като например отделите за човешки ресурси или финанси. Счетоводните отдели имат възможността да избират персонализирани или готови за употреба решения, специално разработени за процеса на счетоводство на разходите. Ако си задавате въпроса „Ще видя ли подобрения?“ или „Ще работи ли това за нас?“, отговорът със сигурност е „да!“. Нашите клиенти дават обратна връзка за бързо подобрение, намалявайки времето за одобрение на фактури със 70-80% и разходите за обработка с 50-80%.
Но какво всъщност прави автоматизацията?
Най-общо казано, софтуерът елиминира повтарящите се ръчни задачи по начин, който подлежи на проверка и е изключително прозрачен, за да превърне повтарящите се процеси в безпроблемни и ефективни. Използването на автоматизация при фактурите и платежните нареждания е перфектен пример.
Бизнесите могат да се възползват от автоматично одобрение на фактурите, проверки за грешки и съответствие, оптимизирайки целия процес от фактура до съгласуване и премахват скъпи проблеми като дублиращи се плащания. Фактурите могат да се изпращат в няколко стъпки на одобрение, така че процесите не се забавят, преминавайки от човек на човек. За да се ускорят още повече нещата, фактурите, чиято стойност е под зададения праг, могат да бъдат предварително одобрени, а одобрените суми на фактурите могат да бъдат препратени директно към ERP и финансови системи.
Използването на аналитични таблици улеснява вземащите решения да отличат своите най-добри доставчици от тези, които представляват скрит разход за бизнеса поради неточни фактури. Възможността да се проследява процесът означава, че екипите могат моментално да видят кога е била регистрирана фактура, къде е в процеса или кой последно я е достъпил. Освен това, се гарантира съответствие и непрекъснатост на процесите, независимо от обстоятелствата, защото всичко се пази в централизиран архив.
Как Toshiba внедрява своите решения?
Тъй като решенията на Toshiba за автоматизация са базирани на софтуер, това означава, че можем бързо и лесно да ги внедрим. Това включва интегрирането на софтуера с Вашите настоящи системи, така че няма нужда да заменяте или обновявате съществуващите си инвестиции. Всички работни процеси са предварително конфигурирани и могат да бъдат приспособени според нуждите на бизнеса. А с нашия колаборативен подход потребителите получават всички необходими умения и обучение, за да се чувстват уверени с новите и подобрени процеси.
Огромен бонус е фактът, че решенията на Toshiba могат да работят както във вътрешна или в облачна среда, давайки опции спрямо Вашите предпочитания. Това не означава, че бизнесите трябва да започнат автоматизирането на всичките си процеси изцяло. Ние предоставяме на клиентите гъвкавостта да започнат само с една функция в един отдел, като финанси или човешки ресурси, и след това да разширяват автоматизацията в целия бизнес с течение на времето.
Ще отделим време да научим Вашите приоритети и предизвикателства, и да се запознаем с процесите Ви, за да разберем проблемите, с които се сблъсквате. Ще предоставим препоръки, след което ще проектираме и внедрим точно тези инструменти, които търсите. Ключовото нещо, което трябва да запомните, е че автоматизацията не е просто покупка на софтуер – това е стратегия за промяна в начина, по който работите. Възползвайте се от възможността да оптимизирате и да преобразувате бизнеса си, за да постигнете по-голяма ефективност, продуктивност и конкурентно предимство.
Оценете статията
СВЪРЗАНИ СТАТИИ
Как печатницата Grafiche Morbegnesi печели от нова услуга с OKI Pro1050?
За Grafiche Morbegnesi Grafiche Morbegnesi разполага с клиентска база, състояща се както от частни компании, така и от публични организации.…
Прочети повече
Tabarrini избра висококачествен печат, отговарящ на вкуса на виното им
За Azienda Agricola Giampaolo Tabarrini В продължение на четири поколения семейство Табарини с любов поддържа собствените си лозя в Монтефалко…
Прочети повече
Как винарната De Muller намали грешките при печата на етикети с OKI Pro1050?
За винарна De Muller De Muller е винопроизводител от 1851 г. Днес произвежда широка гама от вина, ликьори, сладки вина…
Прочети повече
Techno Pro blog 